De poltie-organisatie is in staat gebleken om een van de grootste operaties op het gebied van ICT en HR succesvol uit te voeren en te implementeren, en dat ook nog binnen de beschikbare tijd en budget. De organisatie draagt hiermee bij aan de vorming van de Nationale Politie (NP) en van de dienst HRM. Tot voorheen waren er 26 korpsen die elk een eigen HR-systeem hadden voor onder meer de registratie van uren, de personeelsadministratie en de salarisadministratie.
door: Sjef Janssen
Bij de vorming van de nieuwe politieorganisatie zijn de 26 korpsen samengevoegd tot één korps: de Nationale Politie. De complexe ICT/HR-uitdaging was om in de plaats van al die regionale systemen zeven landelijke systemen live te brengen, voor alle 65.000 medewerkers. Dit gebeurde door steeds de onderliggende systemen van de 26 naar 1 toe consolideren en vroeg ook om een harmonisatie van werkprocessen. Bovendien kunnen politiemensen nu gebruikmaken van een Self Service-omgeving waar ze de meeste personeelszaken zelf kunnen regelen. Juist de schaalgrootte van de operatie en de ingewikkelde uitgangspositie maken het tot een bijzondere prestatie. Ik praat erover met Desiree Roesink, nu diensthoofd HR en ten tijde van de megaoperatie HR-realisatiemanager, en Mariska Mocking-van Ewijk, toen verantwoordelijk als IV-programmamanager.
Opereren als team
Desirée Roesink. ‘Een goed functionerend personeelsinformatiesysteem was cruciaal voor de nieuw gevormde Nationale Politie. Uitgangspunt was dat in januari 2015 iedere medewerker het juiste salaris uitbetaald zou krijgen. Het heeft heel veel zweetdruppels gekost, van ons maar ook van het hele team dat erbij betrokken is geweest, maar het is gelukt. Dat was echt een dag dat de vlag uit kon, ook letterlijk trouwens.’ Mariska Mocking-van Ewijk vult aan: ‘Want gedurende het gehele proces hebben we met elkaar, tijdens de dagelijkse briefings, de kleine en grote stappen met elkaar gedeeld en als weer eens iets was gelukt, ging er een klein vlaggetje aan het plafond. Aan het (voorlopig) einde van het traject zijn die vlaggetjes vervangen door de grote Nederlandse vlag ten teken dat de operatie was geslaagd. Het lijkt een simpel ritueel, maar het is wel een uitstekende stimulans gebleken voor iedereen die bij de bouw betrokken is geweest.’
Keuze voor haalbaar scenario
Desirée Roesink vertelt dat bij de keuze bewust is gekozen voor een aanpak die haalbaar zou zijn en dus het minste risico zou opleveren. ‘We moesten heel zorgvuldig de risico’s in kaart brengen en vaststellen of die wel of niet acceptabel zouden zijn, maar helemaal zonder risico kan zo’n enorme operatie natuurlijk nooit zijn. De politie had wel het voordeel dat op het gebied van HR al ver voor de feitelijke reorganisatie op 1 januari 2013 veel werk was verzet om tot standaardisatie te komen. Eigenlijk speelt dat al vanaf ongeveer 2012, maar de vorming van één korps is wel het vliegwiel geweest om dat project een boost te geven omdat nu ook sprake was van een datum waarop het gerealiseerd moest zijn.’
Er kan van alles worden afgesproken, maar het moet ook nog eens keer worden ingericht in de systemen, anders heb je een probleem.
Er was bijvoorbeeld al veel in gang gezet om een politie-breed functiegebouw te ontwikkelen en de ideeën over werkgeverschap te delen en vergelijkbaar te maken. Op het van harmonisatie waren dus al wat meters gemaakt, maar de omvorming van 26 verschillende systemen naar één gezamenlijke aanpak was zonder NP waarschijnlijk niet of pas veel later tot stand gekomen. Daar was de vliegwielwerking heel duidelijk van toepassing.
Beaufort
Desirée Roesink: ‘De vraag waar je dan voor komt te staan, nadat eerst het landschap zo volledig mogelijk in beeld is gebracht, is of je kiest voor een totaal nieuw systeem, of dat je voortbouwt op wat er al is. Heel bewust is gekozen voor die tweede, ‘best of breed’, benadering. Een belangrijk voordeel daarbij was dat bijna alle eenheden al gebruikmaakten van Beaufort als personeelsadministratiesysteem. Daarop voortborduren brengt dan ook de minste risico’s met zich mee. Dat was een belangrijk uitgangspunt.’
Complexe operatie
En dan start een complexe operatie waarbij een aantal zaken tegelijk in gang werden gezet, en waarbij vanuit alle ‘oude’ korpsen mensen werden ingezet om deze tot een succes te maken. Mariska Mocking-van Ewijk: ‘De mensen waren inmiddels al een beetje gewend om te denken vanuit een nationaal en gezamenlijk perspectief, dat heeft zeker geholpen. Belangrijk, omdat een aantal stappen min of meer parallel moest worden gezet. De arbeidsvoorwaarden moesten worden geharmoniseerd (dat was primair een zaak voor de beleidsdirectie in overleg met de vakbonden), we moesten aan de slag met het ABP om tot één aansluiting te komen, en met de Belastingdienst omdat we van 26 werkgevers 1 werkgever zijn geworden. Dat is allemaal binnen twee jaar gerealiseerd.’ Het is goed om te melden dat de politie een helder onderscheid maakt tussen wat beleids-en uitvoerende directies doen. Mariska Mocking-van Ewijk: ‘Wij waren natuurlijk de uitvoerders met betrekking tot de implementatie van de ICT. Maar er was (en is nog) altijd samenspraak met de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van het HR-beleid. Er kan van alles worden afgesproken, maar het moet ook nog eens een keer worden ingericht in de systemen, anders heb je een probleem. Vanuit dat perspectief waren wij daarom ook regelmatig aanjagers van het inhoudelijk debat over regelingen. En in ieder geval vindt er altijd een toets plaats of het systeem een bepaalde afspraak ook werkelijk aankan.’
Rooster-en planningsysteem
De politie is een complex bedrijf dat dag en nacht, de hele week door functioneert. Mariska Mocking-van Ewijk: ‘Dat betekent dat ook roosteren en planning ingewikkeld zijn en feitelijk met de week veranderen. Het gaat om urenregistratie, inconvenienten, overwerk en dergelijke. Allemaal componenten die van invloed zijn op de salarisbetaling in de maand daarna. Het is gelukt om de salarisbetaling zo in te richten dat deze die wijzigingen aankan.’
Self Service
Een heel belangrijk onderdeel van het Politie Diensten Centrum zoals dat sinds 1 januari 2015 operationeel is, vormt Youforce, het Self-Service-systeem. Desirée Roesink: ‘Op Youforce zijn we echt heel trots, en terecht vind ik. Politiemensen kunnen nu 24/7 hun eigen dossier bekijken en via het systeem allerlei aanvragen doen. Neem een declaratie. In het verleden moest die op ‘het-daarvoor-bestemde-formulier’ bij de leidinggevende worden ingeleverd, die gaf zijn goedkeuring en stuurde de aanvraag door naar de betaalafdeling. Nu gaat dat via Youforce allemaal digitaal en dus veel sneller. Als de declaratie op tijd wodt ingediend, vindt de uitbetaling al plaats bij het salaris van de maand daarop. We zijn nagegaan dat het eerste jaar 1 mijloen (!) keer van Youforce gebruik is gemaakt. Dag ging in het begin ook vaak om kleine veranderingen in het dossier als nieuw adres en het aanpassen van bijvoorbeeld meisjesnamen. Gebleken is dat veel medewerkers toch wel enige tijd nodig hebben gehad om aan het Self Service-systeem te wennen, maar achteraf gezien is dat ook goed verlopen. Er was absoluut het voordeel dat medewerkers in hun privésituatie al veel langer gewend zijn om hun zaken digitaal te regelen, denk maar aan het telebankieren.’
Met man en macht
De laatste maanden van 2014 is met het hele team bijna letterlijk dag en nacht gewerkt om de zeven landelijke systemen operationeel te hebben op 1 januari 2015. Desirée Roesink: ‘We hebben het geluk gehad dat we een geweldige ploeg mensen om ons heen hadden, die er helemaal voor gingen, en in de loop van het proces steeds meer gevoel en vertrouwen kregen bij de centrale aanpak. Wat daarbij zeker heeft geholpen is dat we de operatie hebben kunnen uitvoeren in de wetenschap dat er geen ontslagen mee waren verbonden – de reorganisatie zou immers verlopen zonder gedwongen ontslagen – terwijl de beheersorganisatie in vergelijking met de voorheen decentrale situatie wel 600 fte is afgeslankt. Want natuurlijk werk je efficiënter vanwege het schaalvoordeel en de digitalisering.’
Veel mensen zagen deze ontwikkelingen al langer aankomen en zijn uit zichzelf in beweging gekomen en zijn op zoek gegaan naar een andere baan, binnen of buiten de politie. Ook is een aantal personen herplaatst binnen de politieorganisatie, bijvoorbeeld als HR-adviseur, want daarvan zijn er nu meer nodig. De reorganisatie biedt ook kansen voor vernieuwing en ontwikkeling.
Leiderschap
Aan het einde van het gesprek willen Desirée en Mariska nog een heel belangrijk punt aan de orde stellen, en dat is de positie van de korpsleiding. Zo’n ingrijpende operatie kan alleen maar slagen als de leiding er volledig achter staat. ‘Plaatsvervangend korpschef Ruud Bik was vanuit de top de verantwoordelijke man voor deze omslag. Ook voor hem was het allemaal heel spannend. De live-gang per 1 januari was een bepalend moment. Ruud Bik vertrouwde erop dat wij het aandurfden en verantwoord vonden, hij die sprong ook kon maken. Dat voelde voor ons en het hele team enorm goed. Maar niet alleen op dat beslissende moment, het hele traject door heeft Ruud Bik zijn belangstelling getoond en was hij er op de (ook nachtelijke) uren om mensen te motiveren en zich op de hoogte te stellen van de voortgang. Hij participeerde ook in het wekelijkse stuuroverleg. We hadden ons echt geen betere werkwijze kunnen wensen’, besluiten zij.
Specificaties
Desirée Roesink | Landelijk HR-systeem | ICT | HR | Nationale Politie
